Universitetet i Wien

Sådan udvidede Universitetet i Wien JSM til 125+ interne teams

Universitetet i Wien byggede en central platform for alle afdelinger med Jira Service Management og Seibert Solutions’ ekspertise. Siden da er 125 interne teams blevet onboardet til JSM.

Se resultaterne Tal med en ekspert

”Siden indførelsen af Jira Service Management har over 125 teams anerkendt værktøjets fordele og bruger det til deres egne use cases.”

Sophie Riegler | Portfolio & Procesmanagement, Administrations-IT, Universitetet i Wien

Kort fortalt

Universitetet i Wien er det største universitet i den tysktalende verden. Seibert Solutions har samarbejdet med den centrale IT-serviceafdeling siden 2016.

Et centralt resultat af dette samarbejde: over 125 teams bruger nu Jira Service Management til deres interne serviceprocesser. Train-the-Trainer-koncepter og Seibert Academy-videoer har hjulpet med at holde viden internt og gjort det muligt for teams at vokse selvstændigt.

Branche: Videregående uddannelse
Hjemsted: Wien, Østrig
Medarbejdere: ca. 10.000
Studerende: ca. 90.000

Produkter i brug:

Confluence
Jira
Jira Service Management
Bitbucket
Agile Hive

Jira Service Management blev den centrale platform for digital administration

I 2016 startede Universitetet i Wien med Jira Service Management – først i deres eget Atlassian-team, senere i den centrale IT-serviceafdeling. I dag kan alle medarbejdere anmode om deres eget serviceprojekt – uanset om det er IT, undervisning eller administration.

2016

Pilotfase i Atlassian-teamet

Jira Service Management starter internt til enkle supportanmodninger og intern ticket-håndtering. Grundlaget for en støt voksende platform lægges.

2018

Udrulning til hele Administrations-IT

JSM rulles ud til hele den centrale IT-serviceafdeling. Alle medarbejdere ved Universitetet i Wien kan nu anmode om serviceprojekter. De første ikke-IT-relaterede use cases opstår.

2025

125+ teams – én platform for alle

Mere end 125 teams kører deres serviceprocesser i JSM. 5-trins godkendelsesworkflows, asset management og systemintegrationer gør JSM til den centrale platform på tværs af universitetet.

Sådan bruger Universitetet i Wien Jira Service Management ud over IT-tickets

Universitetet i Wien bruger ikke kun Jira Service Management til klassiske IT-tickets. Det er de “atypiske” use cases, der gør dette projekt særligt. Fra digitale specialeansøgninger til køretøjsstyring og flertrins godkendelsesworkflows – bredden af use cases viser, hvor fleksibelt JSM kan bruges som central serviceplatform.

Three people in a business meeting discussing something on a laptop screen. One person is pointing at the screen while the others listen attentively.

Jira Service Management use cases fra Universitetet i Wien

Specialeansøgninger

Ingen papir, ingen ture til campus. Studerende indsender deres specialeansøgning online. Afdelingen behandler den direkte via et serviceprojekt.

Køretøjsflådestyring

Køretøjer bookes, administreres og vedligeholdes direkte via Jira Service Management – med rolle- og rettighedsstyring, automatiseret dokumentation og notifikationer.

Flertrins godkendelsesworkflows

Tjenesterejser, tilskud og IT-ordrer gennemgår JSM med definerede godkendelsestrin – uden e-mailkaos.

Mikroskopadministration og eksterne anmodninger

Studerende, undervisere og medarbejdere kan booke udstyr, tildele tilladelser og administrere kontakter – via brugervenlige formularer og strukturerede workflows.

Automatiseret oprettelse af Confluence-spaces

Nye Confluence-spaces kan oprettes automatisk via en JSM-formular. En stor lettelse for serviceteams – ingen manuel opsætning mere.

”I mange uddannelser håndteres specialeindleveringsprocessen via Jira Service Management. Studerende behøver ikke længere møde fysisk op på campus.”
Andreas BunzlDevOps Engineer, Central IT Services, Universitetet i Wien

Hvad indførelsen af Jira Service Management ved Universitetet i Wien opnåede

Før JSM kørte mange processer manuelt: én person sendte e-mails til flere modtagere, ventede på svar og videresendte dem. I dag er disse processer dokumenterede, strukturerede og synlige for hele agentteamet. Og brugen vokser fortsat, fordi alle universitetets medarbejdere kan anmode om deres eget serviceprojekt.

Book et gratis opkald

Mere end 125 teams fra IT, administration og undervisning bruger Jira Service Management til deres egne serviceprojekter

Op til 5-trins godkendelsesworkflows for ordrer, tjenesterejser og tilskud – uden e-mailkaos

Kommunikation der tidligere foregik pr. telefon og e-mail er nu dokumenteret og synlig for alle agenter

150–200 agenter til styring af tilknyttede personer: det største JSM-projekt ved Universitetet i Wien hidtil

”Inden indførelsen af Jira Service Management var vores processer meget manuelle. Siden vi har taget det mere bredt i brug, har vi kunnet digitalisere og optimere mange administrative processer ved Universitetet i Wien.”
Andreas BunzlDevOps Engineer, Central IT Services, Universitetet i Wien

Sådan implementerede Seibert Solutions teknisk JSM ved Universitetet i Wien

Automatiserede Confluence-spaces
Medarbejdere anmoder om Confluence-spaces via en JSM-formular. De oprettes automatisk på sekunder – ingen manuel indsats, ingen ventetid.
Flertrins godkendelser via grupperoller
Tjenesterejser, tilskud og IT-ordrer gennemgår op til fem definerede godkendelsestrin, fuldt administreret i JSM – uden manuel e-mailhåndtering.
JETI til fleksibel kommunikation
JETI muliggør inddragelse af e-mailadresser og situationsbestemte notifikationer – afgørende for universitetets komplekse kommunikationskrav på tværs af interne og eksterne interessenter.
Planlagt synkronisering med i3v
Kommende: automatisk datasynkronisering med i3v, universitetets centrale administrationssystem – inkl. ændringer foretaget direkte fra JSM.

Sådan rådgiver Seibert Solutions Universitetet i Wien om Jira Service Management

Fra valg af værktøj over tilpassede workflows til levering af integrationer arbejder den centrale IT-serviceafdeling tæt sammen med vores konsulenter. Med Seibert ved siden af tager universitetet fat på komplekse emner – herunder et nyt projekt til styring af tilknyttede personer med op til 200 agenter. JSM bliver den centrale platform for endnu flere områder af universitetet.

Vores tilgang:

Ugentlige check-ins med faste kontaktpersoner
Support til nye use cases med teknisk og metodisk ekspertise
Arbejdsfordeling og projektledelse af Seibert
Træning via Seibert Academy og tilpassede formater

“Til mere komplekse eller nye emner som integrationer tager vi gerne en af vores konsulenter med til det allerførste møde med kollegerne – for at have den bedst mulige ekspertise fra starten.”
Sophie RieglerPortfolio & Procesmanagement, Administrations-IT, Universitetet i Wien