Ligger jeres opgaver, projekter og dokumentation også spredt i forskellige systemer? Så er I ikke alene. Søstrene Grene stod i præcis den situation og valgte at samle arbejdet i Atlassian – med os som partner. Her kan I se, hvordan vi greb det an, og hvordan et lignende forløb kunne se ud hos jer. Vil du høre, hvad Søstrene Grene selv synes om samarbejdet, kan du se det her.
Udgangspunktet: Vækst kræver overblik
Søstrene Grene er en dansk detailkæde med hovedkontor i Aarhus og en stærk international vækst. Med væksten fulgte flere initiativer, flere teams og flere afhængigheder. Opgaver og dokumentation lå spredt i forskellige systemer og formater, og det gjorde det svært at se, hvad der var i gang, hvem der havde ansvaret, og hvordan ressourcerne var fordelt.
Behovet var derfor ikke bare “et nyt værktøj”, men ét fælles sted at planlægge, udføre og dokumentere arbejdet. Det er en vigtig forskel, fordi det flytter fokus fra funktioner til arbejdsgange – og det var netop dér, vi startede.
Hvad vi har gjort sammen
Pilotperiode
Første skridt var en pilotperiode på 30 dage, hvor Søstrene Grene gratis kunne afprøve Atlassians software og udvalgte apps i deres hverdag. Det gav tid til at mærke efter, før de besluttede sig for at gå videre.
Workshops hos Søstrene Grene
Derefter mødtes vi fysisk hos Søstrene Grene til workshops, hvor vi sammen kortlagde, hvordan arbejdet reelt foregik, og hvilket overblik ledelsen havde brug for. Først da satte vi Jira og Confluence op – så løsningen blev formet efter organisationen, ikke omvendt.
Små teams først
Projektlederne og marketingafdelingen var de første brugere. Her testede vi strukturer, workflows og skabeloner i hverdagen, og erfaringerne er nu standarden for resten af organisationen.
Genbrugelige skabeloner
Markedsføring af en ny butiksåbning involverer mange opgaver og teams. Med Templating.app oprettes hvert nyt butiksprojekt med de samme felter, workflows og opgaver – så intet bliver glemt.
Dashboards til ledelsen
Når arbejdet er samlet i Jira, kan ledelsen følge fremdrift og prioriteter ét sted. Vi har opsat dashboards, der giver overblik på tværs af initiativer – uden manuelle statusrapporter.
Sikkerhed fra dag ét
Med Atlassian Guard har Søstrene Grene fået SSO og central brugerstyring. Brugere, grupper og licenser synkroniseres automatisk fra Microsoft Entra ID, og data ligger i EU.
Sådan har samarbejdet fungeret
Et implementeringsprojekt lykkes sjældent alene på teknikken. Det, der har gjort forløbet med Søstrene Grene godt, er efter vores mening et tæt og åbent samarbejde, hvor vi har været sparringspartner lige så meget som konsulent.
Tæt dialog
Vi har arbejdet direkte sammen med Søstrene Grenes projektledere, så beslutninger kunne træffes hurtigt og tæt på dem, der skal bruge løsningen.Iterativ tilgang
I stedet for en stor plan, der skulle følges til punkt og prikke, har vi justeret løbende på baggrund af feedback fra de første teams.Fokus på ejerskab
Målet er, at Søstrene Grene selv kan videreudvikle løsningen. Derfor forklarer vi, hvorfor tingene er sat op, som de er – ikke kun hvordan.“Seibert har hjulpet os med at effektivisere vores arbejdsprocesser, fra standardiserede opgaveskabeloner der sikrer ensartethed på tværs af projekter, til dashboards der giver ledelsen det overblik, de har brug for. De har været en god sparringspartner hele vejen igennem, fra de første workshops til udrulningen.”
Programmerne, vi implementerede
Jira
Organiser, automatiser og prioritér opgaver på tværs af teams og projekter.
Læs om JiraConfluence
Samlet dokumentation af viden, beslutninger og processer – tilgængeligt for alle.
Læs om ConfluenceAtlassian Guard
Centraliseret sikkerhed og brugerstyring på tværs af alle Atlassian Cloud-produkter.
Templating.app
Standardiseret oprettelse af nye Jira-projekter med ensartede felter, workflows og strukturer.
Læs om Templating.appdraw.io
Opret diagrammer, flowcharts og visuelle processer direkte i Confluence.
Læs om draw.ioVi glæder os til at høre fra dig
Seibert Solutions Denmark
