Vidensdeling i organisationer: Saml jeres viden ét sted, og find den, når I har brug for den
Når viden er samlet ét sted og er let at finde, bliver det lettere at arbejde sammen. Her får I inspiration til, hvordan I kan styrke vidensdelingen i jeres organisation, og hvordan Confluence kan hjælpe.
Hvad er vidensdeling i organisationer?
Vidensdeling i organisationer er, når medarbejdere gør deres viden tilgængelig for kolleger, teams og afdelinger, så den kan bruges igen i stedet for at skulle findes frem på ny.
Det kan være alt fra procesbeskrivelser og vejledninger til beslutninger, erfaringer fra projekter og svar på de spørgsmål, der går igen. Når viden bliver delt internt, er den ikke længere afhængig af én bestemt person, og flere i organisationen kan bygge videre på den.
Vidensdeling kan også foregå mellem organisationer, fx med kunder, samarbejdspartnere eller i faglige netværk. På denne side ser vi på den viden, der deles internt i en organisation.
Eksplicit viden
Viden, der kan skrives ned og deles, fx procesbeskrivelser, vejledninger, mødereferater og beslutninger. Den har godt af et fælles sted med en klar struktur, så den er let at finde.
Tavs viden
Erfaring og fornemmelse, som medarbejdere har opbygget over tid, og som er svær at skrive ned. Den deles bedst gennem samarbejde, sparring og oplæring, eller ved at vise, hvordan noget gøres, fx i en kort video.
Hvorfor er vidensdeling i organisationer vigtigt?
- Nye medarbejdere kan lettere finde svar selv og komme hurtigere i gang
- Færre af de samme spørgsmål skal besvares igen og igen
- Beslutninger kan træffes på et bedre grundlag
- Viden bliver i organisationen, når medarbejdere skifter job
- Teams kan bygge videre på hinandens arbejde i stedet for at starte forfra
- Samarbejdet på tværs af afdelinger og lokationer bliver lettere
Når viden sidder fast i siloer
Den viden, medarbejderne har brug for, findes ofte allerede et sted i organisationen. Udfordringen er at finde den. Kender I nogle af disse situationer?
- Viden ligger spredt i mails, drev, chats og folks hoveder
- Medarbejdere bruger tid på at lede efter information eller spørge kolleger
- Det samme arbejde bliver lavet flere gange
- Nye medarbejdere er længe om at komme i gang
- Viden forsvinder, når folk stopper
Hvad kræver god vidensdeling i en organisation?
Der findes ikke én opskrift på god vidensdeling, og hver organisation har sine egne behov, sin egen kultur og sine egne arbejdsgange. Et værktøj gør det heller ikke alene, men det rigtige værktøj kan gøre det meget lettere. Herunder er fem områder, som vi ser som et godt udgangspunkt.
Ét fælles sted
Alle ved, hvor viden ligger, og den er ikke spredt på mails og drev.
Klar struktur og ejerskab
Indholdet er organiseret, og nogen har ansvaret for at holde det opdateret.
Let at finde
Det skal helst være hurtigere at finde svaret end at spørge en kollega.
Nemt at bidrage
Det skal være let at skrive, rette og dele, også for dem, der ikke skriver så meget.
En kultur, hvor man deler
Det er naturligt at dele sin viden og bruge andres.
Gode råd til at styrke vidensdelingen i jeres organisation
Vidensdeling i en organisation bliver sjældent en vane fra den ene dag til den anden. Her er nogle råd, som vi mener er et godt sted at begynde, uanset hvilket værktøj I bruger.
Start i det små
Begynd med ét team eller ét emne, fx onboarding eller de spørgsmål, der oftest går igen, og byg videre derfra.
Hold strukturen enkel
En enkel og genkendelig struktur gør det lettere at finde rundt og at vide, hvor nyt indhold hører hjemme.
Brug skabeloner
Skabeloner til fx vejledninger, mødereferater og beslutninger gør det hurtigere at skrive og lettere at læse.
Giv indholdet en ejer
Når nogen har ansvaret for et område, er det mere sandsynligt, at indholdet bliver holdt opdateret.
Ryd op med jævne mellemrum
Gennemgå indholdet jævnligt, og arkivér det, der ikke længere er aktuelt, så søgningen giver bedre resultater.
Lad AI hjælpe med et første udkast
Et blankt dokument kan være svært at gå i gang med. AI kan hjælpe med et første udkast til fx en vejledning eller et referat, som I derefter tilpasser og kvalitetssikrer.
Gå forrest som leder
Når ledere selv deler viden og henviser til det fælles sted, viser de, at det er en naturlig del af arbejdet.
Sådan kan Confluence hjælpe med vidensdeling i organisationer
Er I nysgerrige på, hvordan et digitalt værktøj kan understøtte vidensdeling i praksis i jeres organisation, viser vi her et eksempel med Confluence fra Atlassian. Forhåbentlig kan det give lidt inspiration, uanset hvilket værktøj I ender med at vælge.
Confluence
Ét fælles sted til jeres viden
I Confluence kan viden samles i spaces pr. team, afdeling eller emne. Skabeloner gør det hurtigere at skrive, versionshistorikken viser, hvad der er ændret, og rettighederne sikrer, at de rette har adgang. Ud over sider kan I bruge whiteboards til idéer og databaser til at holde styr på struktureret information.
Læs om ConfluenceRovo
Find svar hurtigere med AI
Rovo er Atlassians AI og er inkluderet i Confluence Standard, Premium og Enterprise. I stedet for en lang liste af søgeresultater kan medarbejderne stille et spørgsmål og få et svar med links til de sider, svaret bygger på.
- Kan søge på tværs af Confluence, Jira og forbundne værktøjer som Teams, SharePoint og Google Drive
- Giver et svar med kilder i stedet for en liste af dokumenter
- Respekterer jeres rettigheder, så man kun ser det, man har adgang til
Fra spørgsmål til svar: et eksempel
Sådan kan det se ud i hverdagen, når en ny medarbejder har brug for at vide, hvordan man bestiller IT-udstyr.
Ofte stillede spørgsmål om vidensdeling i organisationer
Her finder du svar på nogle af de spørgsmål om vidensdeling i organisationer, vi oftest får. Kontakt os gerne, hvis du har uddybende spørgsmål.
Hvad er vidensdeling i organisationer?
Hvad er vidensdeling i organisationer?
Vidensdeling i organisationer er, når medarbejdere gør deres viden tilgængelig for kolleger, fx processer, beslutninger, erfaringer og løsninger, så den kan bruges igen i stedet for at skulle findes frem på ny. God vidensdeling i en organisation kræver både et fælles sted at samle viden og en kultur, hvor det er naturligt at dele.
Hvad er tavs viden?
Hvad er tavs viden?
Tavs viden er den erfaring og fornemmelse, medarbejdere har opbygget over tid, og som er svær at skrive ned. Den deles bedst gennem samarbejde, sparring, oplæring og fx korte videoer, hvor man viser, hvordan noget gøres. Eksplicit viden er derimod den viden, der kan skrives ned, fx procesbeskrivelser og vejledninger.
Hvorfor er vidensdeling i organisationer svært?
Hvorfor er vidensdeling i organisationer svært?
Ofte fordi viden ligger spredt i mails, drev og chats, fordi ingen har ansvaret for at holde indholdet opdateret, og fordi det kan være svært at finde det, man leder efter. Når det tager længere tid at søge end at spørge en kollega, er det naturligt, at folk holder op med at bruge systemet. Derfor handler god vidensdeling både om struktur, ejerskab, kultur og værktøjer.
Hvordan kan AI hjælpe med vidensdeling?
Hvordan kan AI hjælpe med vidensdeling?
AI kan hjælpe med at finde svar på tværs af jeres systemer og samle dem, så man ikke selv skal læse mange dokumenter igennem. Med AI-søgning kan medarbejdere stille et spørgsmål og få et svar med links til de kilder, svaret bygger på.
Hvad er knowledge management?
Hvad er knowledge management?
Knowledge management er den samlede indsats for at indsamle, organisere, vedligeholde og dele viden i en organisation. Vidensdeling er en central del af det, sammen med struktur, ejerskab og værktøjer, der gør viden let at finde.
Sådan kan vi hjælpe jer
Seibert har været officiel Atlassian Solution Partner siden 2009. Vil I se, hvordan vidensdeling kan se ud i Confluence, viser vi det gerne. Og hvis I synes om løsningen, hjælper vi med struktur, opsætning, flytning af eksisterende indhold og træning af jeres medarbejdere.
Det siger vores kunder
“Tidligere var opgaver og dokumentation spredt på tværs af systemer, og det var svært at vide, hvad der foregik og hvem der var ansvarlig. Nu har vi ét fælles sted, og det har gjort en mærkbar forskel for samarbejdet på tværs af teams.”
Vi har allerede hjulpet
Vil I styrke vidensdelingen hos jer?
Seibert Solutions Denmark
Vi viser jer gerne, hvordan Confluence kan hjælpe med vidensdeling. Fortæl os, hvordan I deler viden i dag, så tager vi en uforpligtende snak om jeres behov.
Blegdamsvej 6, 2200 København N.
sales-denmark@seibert.group+45 53 55 64 74